UNIVERSIDAD
POLITENICA DE NICARAGUA
RECINTO
REGIONAL RIVAS
Sirviendo
a la Comunidad
Unidad I: SISTEMAS CONTALBES COMPUTARIZADOS Y
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REGULACIONES JURIDICAS PARA SU USO
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1,1. Generalidades sobre el uso de software computarizado
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1.2 Procedimientos y requisito para uso de sistemas contables computarizados
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Adjunto:
DISPOSICION
TECNICA Nº 013-2004
PROCEDIMIENTO
Y REQUISITOS PARA USO DE
SISTEMAS
CONTABLES COMPUTARIZADO
El
Suscrito Director General de Ingresos en uso de sus Facultades,
CONSIDERANDO
I
Que es facultad de la
Dirección General de Ingresos, con fundamentos en las leyes respectivas, la
creación de disposiciones y procedimientos ágiles de fácil implementación para
su cumplimiento
obligatorio por los responsables y contribuyentes.
II
Que es necesario
regular y definir un procedimiento de registro para el uso de Sistemas de Contabilidad
Computarizados, por parte de personas naturales y jurídicas que se dedican a actividades
económicas y que desean utilizar estos tipos de Sistema para soportar sus operaciones
contables exigidas por la Ley para efectos impositivos.
III
Que la Dirección
General de Ingresos, en uso de las facultades que le confiere su Ley Creadora,
y conforme lo establecido en el Arto. No.112 de la Legislación Tributaria
Común, los
artículos Nos. 61
numeral 3, 89 numeral 2 y Arto. 90 numeral 2 de la Ley de Equidad Fiscal, así
como los Artículos
121 y 151 del Reglamento de la misma Ley.
POR TANTO DISPONE LO
SIGUIENTE
Primero: Todos los
contribuyentes que utilizan o deseen usar Sistemas Contables Computarizados
para el manejo de los registros contables, deberán solicitar autorización ante
su Administración de Rentas y cumplir con los siguientes requisitos:
1.
Comunicar
por escrito a la Administración de Rentas donde están inscritos los datos que a
continuación se describen:
1.1 Indicar el primer
día en que inician sus registros contables bajo el Sistema Computarizado.
1.2 Nombre del
Sistema y versión.
1.3 Nombre del autor
y/o del proveedor del sistema, número URC si es contribuyente, país, teléfono,
correo electrónico y cualquier información adicional que ayude a localizar al
proveedor del sistema. El número RUC y Cédula de Identidad no serán necesarios
si el proveedor es extranjero no residente.
1.4 Fecha en que fue
adquirido el Sistema. Adjuntar fotocopia de la factura de compra o contrato de
asistencia técnica.
1.5 Informar
características y detalles del software.
1.6 Describir
periodicidad y proceso de respaldo de la información administrada por el
sistema. Además, detallar los medios de almacenamiento utilizados: magnético,
óptico o de otro tipo.
1.7 Informar cuales
son los módulos contables que integran el Sistema (inventario, ventas, nómina,
costos, facturación, etc.).
1.8 Adjuntar copia
del balance general, estado de resultados, balanza de comprobación y anexos
respectivos con que se inicia operaciones a través del Sistema Computarizado
debidamente firmados y sellados.
1.9 Enviar copia del
manual técnico y del manual de usuario a la Administración de Rentas donde esta
inscrito.
2.
Seguridad de Acceso: El acceso al sistema debe estar
controlado mediante nombre y clave de usuarios.
3.
Numeración de comprobantes: Garantizar la
continuidad numérica para los comprobantes de cheques y de diario, la que
deberá ser consecutiva, indefinida e independiente para cada uno de estos.
4. Comprobantes
pre-impresos: los formatos pre-impresos de los formularios utilizados para
registrar las diferentes operaciones como: Notas de Crédito, Notas de Débito,
Comprobantes de Diario, Comprobantes de Cheques, Salidas de Bodega, Ordenes de
Trabajo, Recibos de Caja, Facturas (Contado, Crédito, Pro forma) y otros, deben
emitirse en origina con un copia como mínimo, conservando la secuencia
numérica.
Así mismo debe
reflejarse en el encabezado del documento nombre completo de la persona natural
o jurídica, dirección, teléfonos, fax y nombre comercial si lo tiene. Si es una
factura o recibo debe cumplir con o establecido en el Decreto No. 57 “Ley de
Pie de Imprenta Fiscal” y Arto. 4 el Decreto No. 46-2003 “Reglamento de la Ley
No.453, Ley de Equidad Fiscal.
5. Comprobantes
Anulados: Todo formulario que se anule por cualquier razón deberá
conservarse el original y copia debidamente anulados, en ningún momento podrán
destruirse o botarse. El Arto. 108 numeral 1 de la Ley de Equidad Fiscal (Ley
453), establece en 4 años el plazo de prescripción.
6. Plan de
Contingencia: Disponer de un plan de contingencia que permita usar el
proceso contable manual ante posibles fallas del equipo, energía o cualquier
eventualidad, garantizando la posterior incorporación en diferido de la
información e integridad de la misma.
7. Respaldo de
Información: Garantizar el respaldo periódico de información del sistema en
medios magnéticos u ópticos para efectos de eventualidades o verificación de
información, estableciendo medidas máximas de seguridad para el resguardo de la
información.
8. Documentación:
Disponer del manual técnico y manual de usuario del Sistema.
9. Improvistos: Cualquier variante,
modificación o cambio del sistema por otro, deberá ser notificado a la
Administración de Rentas respectivas con la documentación soporte
correspondiente para su debido control y posterior verificación.
Segundo: Las personas
naturales o jurídicas que establezcan sucursales en cualquier parte del
territorio nacional, deberán tener formularios con numeración consecutiva
iniciando con el número uno y una serie diferente de la utilizada por su casa
matriz.
Tercero: Para que el Sistema
Computarizado funcione como libros legales de Registros Contables, debe
imprimir lo siguiente:
1. Balance General
(consolidado cuando tenga sucursales) y todos sus anexos.
2. Estado de
Resultados (consolidado) y sus anexos.
3. Balanza de
comprobación donde se aprecien los saldos del mes anterior, movimientos debe y
haber, y nuevo saldo del mes que se está cerrando.
Cuarto: Todos los
contribuyentes que a la fecha usan y comunicaron la utilización de sistemas
contables computarizados, deberán cumplir con los requisitos aquí establecidos,
informándolos a más tardar sesenta (60) días posteriores a la publicación de la
presente disposición.
Quinto: Con la información
suministrada por los contribuyentes de acuerdo con el numeral 1 del ordinal
primero de la presente disposición, la Administración de Rentas
correspondiente emitirá carta de autorización para utilizar el sistema contable
solicitado, previa confirmación de los datos suministrados.
Sexto: Una vez autorizado el
uso del sistema contable computarizado, el contribuyente deberá inscribir los
libros en el Registro Público Mercantil y después llevarlos a la Administración
de Renta correspondiente para su debida inscripción.
Además, deberá
presentar en la Renta, los Registros manuales (Libro Diario y Mayor) utilizado
anteriormente para su debida invalidación, conforme lo establecido en el Arto.
12, párrafo séptimo de la Legislación Tributaria Común.
En el caso de
contribuyentes inscritos que iniciaron operaciones con un sistema contable
computarizado, no están obligados a presentar los registros manuales a que hace
referencia el párrafo anterior.
Séptimo: Autoridades de la
Dirección General de Ingresos, verificarán el cumplimiento de las obligaciones
descritas en los ordinales anteriores.
Octavo: Los contribuyentes
que no cumplan con las obligaciones señaladas anteriormente, incurrirán en la
sanción establecida, en el Arto. No.95 incisos b) y c), de la Legislación
Tributaria Común.
Noveno: Esta Disposición
Técnica sustituye al Comunicado No. 032-00 del veinticinco de agosto del año
dos mil.
Dado en
la ciudad de Managua, a los 14 días del mes de mayo del dos mil cuatro.
ROGER
ARTEAGA CANO
Director
General de Ingresos
